16.
October
2019
Einblick in die Abteilung Business Travel

Wie kommen eigentlich unsere FTI Kollegen zu ihren Terminen außerhalb von München? Und wie machen das die Kollegen in Spanien, Türkei und Griechenland?

Für alle Geschäftsreisen sind die lieben Mädels vom Business Travel zuständig.

In der Abteilung Business Travel wird es wirklich nie langweilig. Jeden Tag darf man die Reisen und Unterkünfte in unterschiedlichsten Städte suchen, anbieten und letztendlich auch buchen.

Kollegen, die nur die Eckdaten wie Datum und Ort ihrer Dienstreise kennen, dürfen uns gerne eine E-Mail schreiben und wir suchen die passenden Verbindungen mit Flugzeug, Bahn oder auch Mietwagen raus, auch Unterkünfte bieten wir gerne an. Das Angebot wird dann schön und übersichtlich an den Kollegen zurückgeschickt. Dann warten wir auf einen Dienstreiseantrag über unser BusyBee Tool: vom Kollegen gestellt, vom Vorgesetzten genehmigt und an uns weitergeleitet. Im Antrag stehen dann alle Daten wie Datum, Ort, gewünschte Verbindung und Unterkunft und ganz wichtig auch der Preis der Reise. Das wird dann auch genauso eingebucht und die Bestätigungen an den Kollegen weitergeleitet.

Kollegen, die öfter die gleiche Reise unternehmen, z.B. zwischen den kanarischen Inseln, stellen auch gerne Anträge ohne unser vorheriges Angebot und wir buchen es genauso ein. Bei kurzfristigen Anträgen kommt mal wieder das Problem auf, dass der Flug oder der gewünschte Tarif schon ausgebucht ist, dann sprechen wir uns nochmal mit dem Kollegen ab, bis eine Entscheidung getroffen ist und wir die Reise buchen können.

Jede Reise und ihre Details müssen in unserem System erfasst werden, dafür benutzen wir das Tool Bosys. Dort werden Firma, Kostenstelle, Reisedetails und einige Angaben für unsere Statistik eingetragen. Rechnungen und Bestätigungen werden in unserer internen Ablage hinterlegt.

Die Dienstreisen müssen natürlich bezahlt werden, und wir dürfen monatlich auch die Kreditkartenabrechnungen bearbeiten. Zu jeder Buchung muss die passende Rechnung gefunden, eingescannt und bei der Buchhaltung abgegeben werden. Je nachdem welche Kreditkarte man gerade bearbeitet, kann so ein Stapel mit Rechnungen auch gerne mal bis zu 300 Blätter dick sein. Wenn eine Rechnung nicht bei uns hinterlegt ist, helfen die Kollegen in den Hotels, Airlines, etc. gerne, wenn man sie kurz anruft oder eine E-Mail schreibt.

 

Selbst, wenn man nur einen Kurzeinsatz im Business Travel verbringen darf, wird man gleich mit den verschiedensten Aufgaben vertraut gemacht, sodass man immer etwas Interessantes zu tun findet.

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