24.
May
2019
Kurzeinsatz in der Abteilung Business First

Die Abteilung besteht aus 2 Bereichen. Im Office werden hauptsächlich eure Anfragen für den nächsten privaten Urlaub bearbeitet. Am Empfang, wo ich meinen Einsatz verbringen durfte, seid ihr „erster Ansprechpartner“. Das gilt sowohl für Gäste die ins Haus kommen, als auch für alle Anrufer, ebenso wie für eine große Menge Emails.

Eure Hauptaufgabe besteht in der Koordination und Kommunikation. Besucher müssen angemeldet, Dinge vorbereitet, Anrufer verbunden oder Emails in die richtige Abteilung weiter geleitet werden.

Dabei wird es wirklich NIE langweilig und kein Tag, ist wie der Tag davor. Mein Einsatz hat mir wahnsinnig gut gefallen, weil man hier unglaublich nette Kollegen, jede Menge Spaß aber auch eine herausfordernde

und abwechslungsreiche Arbeit geboten bekommt, bei der man sehr viel über das Unternehmen lernt.


Was sind deine täglichen Aufgaben?
Wenn du eine Frühschicht hast, kommt du quasi als erste Person ins Unternehmen.

Zuerst bereitest du den Empfang für das Tagesgeschäft vor: Kassen, Badges, Parkausweise bereit legen. Es werden täglich Gäste erwartet. Dies können Promis für SonnenklarTV, Termine für die Geschäftsführung,

Bewerbungsgespräche, externe Schulungen, oder vieles Andere sein. Sobald uns Besucher angekündigt werden, bereitest du alles vor. Parkplatz reservieren, WLAN Zugang anlegen, Badge hinterlegen (Das sind Karten, die wie ein Mitarbeiterchip funktionieren). Damit auch deine Kollegen bestens Bescheid wissen, wird immer alles sorgfältig in den Empfangskalender eingetragen. So können Gäste bestenfalls mit Namen angesprochen werden, und die Nummer für den richtigen Ansprechpartner liegt gleich parat.

Der Kalender wird jeden Abend für den nächsten Tag ausgedruckt.


Im Laufe des Tages begrüßt du also alle Gäste und verständigst die Abteilungen. Parallel bearbeitest du die herein kommenden Mails. Also durchlesen, fehlende Informationen erfragen und in die zuständige Abteilung weiterleiten. Das Selbe gilt für Anrufer. Du versuchst allgemeine Fragen zu beantworten, oder stellst zur richtigen Abteilung durch.

Für die Mitarbeiter verwaltest du die Konferenzraumschlüssel, verkaufst Parkplätze, vergibst Badges, wechselst Geld für die Kairaba oder zahlst Restguthaben aus, wenn jemand seine Karte wieder abgibt. Manchmal muss auch schnell ein Taxi gerufen oder ein Fahrradkurier für eine wichtige Lieferung am Nachmittag beauftragt werden. Du siehst also, es wird wirklich nie langweilig.


Wem kann ich diese Abteilung empfehlen?

Jedem !!! Wer schüchtern ist und Angst vorm Telefonieren hat, muss sich trotzdem nicht scheuen.

Du wirst hier sehr gut eingelernt und darfst z.B. erstmal bei anderen Telefonaten mithören. Conny und Sophia sind sehr liebe und geduldige Lehrer, weshalb du hier eine tolle Chance bekommst selbstsicherer zu werden.

Wer sowieso kommunikativ ist, kommt hier natürlich voll auf seine Kosten. Man lernt schnell welche Abteilung welche Angelegenheiten bearbeitet und bekommt dadurch einen besseren Einblick in die Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten innerhalb der Firma. Die Anfragen via Telefon oder Email sind sehr vielfältig: Fragen zur Buchung, Sondergepäckanmeldung, Stornierungen aber auch Kooperationsanfragen von anderen Firmen oder z.B. auch Influencern.

Und keine Sorge: Man braucht keine detaillierten Zielgebietskenntnisse oder muss die I5 einwandfrei beherrschen. Du lernst schnell, was du können musst und kannst jeder Zeit Fragen stellen, wenn du unsicher bist. Gleichzeitig lernt man viel dazu, sei es über Buchungen, Arbeitsabläufe oder eben doch die Zielgebiete. Ich nehme aus meinem Einsatz unglaublich viel mit und kann euch einen möglichen Kurzeinsatz nur wärmstens empfehlen.

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