30.
April
2019
Mein Alltag bei FTI als Medienkauffrau

Von vielen Azubis, die mit mir letztes Jahr angefangen haben, wurde ich sehr oft gefragt, was ich eigentlich so den ganzen Tag mache. Meistens bringe ich den Witz und meine schroff: naja, eigentlich sitze ich die meiste Zeit nur rum und schlürfe an meinem Kaffee. Natürlich weiß jeder, dass dies nur ein Spaß ist und wir lachen herzlichst darüber. „Schön wär’s“ denken sich doch da die meisten oder?

Mein Alltag beginnt spätestens um 9 Uhr. Ich bin gerne auch schon mal eher da, weil Stress am Morgen kann ich so gar nicht ab. Zielgerichtet steuer ich dann in den 4.Stock zur Media Production los und stürme mit meist guter Laune ins Büro. Ein herzliches „guten Morgen“ bekomme ich von all meinen Kolleginnen zurück. Ich komme super gerne ins Büro, meine Kolleginnen sind allesamt super nett und wir verstehen uns richtig gut. Das Klima stimmt einfach & das ist wirklich sehr wichtig für mich!

So, dann ran an die Buletten. Als erster Punkt auf meiner Tagesordnung steht das Mails checken. In meiner Abteilung ist die Hauptkorrespondenz nämlich über Mail oder Telefon. Anfragen, Aufträge, Druckdaten der Grafik, Softproofs u.v.m. gehen per Mail ein und müssen von mir / uns weitergeleitet und abgespeichert werden. Timing und Deadlines sind unser A&O. Falls da mal was unter gehen sollte, könnte ein ganzer Auftrag durcheinander kommen und sogar Liefertermine nicht eingehalten werden. Ihr fragt euch sicher, was ich jetzt genau meine, deswegen gebe ich euch mal ein kleines Beispiel:

Nehmen wir an, eine Abteilung (z.B. das Azubimanagement) brieft bei uns einen Job ein, weil sie für ein Event kleine Give-Aways mit unserem FTI-Logo branden lassen wollen. Meistens haben die Fachabteilungen schon eine gewisse Vorstellung und Budget, das sie uns im Briefing mit angeben. Step 1 ist also für mich zunächst das Briefing gründlichst durchzulesen und zu schauen, dass alle wichtigen Infos enthalten sind (Kostenstelle, wie viele Versionen, was soll es überhaupt sein?, wie hoch ist das Budget, ist ein Liefertermin angegeben usw.), falls nicht, sofort Rücksprache halten und Fehlendes einholen. Sagen wir, das Azubimanagement möchte Gummibärchen produzieren lassen, dann weiß ich, welche Dienstleister ich diesbezüglich anfragen muss. Das bringt die Erfahrung dann mit sich. Step 2 ist dann also eine Anfrage an mehrere Produzenten zu schreiben, damit ich Vergleichsangebote bekomme - denn man möchte ja zu besten Konditionen, aber trotzdem günstigstem Preis produzieren. In die Anfrage muss ich genau schreiben, was ich mir vorstelle: Wie viele Gummibärchen möchte ich branden lassen? welche Geschmacksrichtung? Welche Form sollen die Bärchen haben? möchte ich auf der Verpackung vorne und hinten das Logo drucken lassen, bzw. was ist da überhaupt möglich? wie schaut es mit den Versandbedingungen aus? Gibt es Druckvorkosten? Wie kann ich überhaupt drucken lassen? Gibt es eine Mindestabnahmemenge? Wann müssen die Druckdaten von uns kommen, damit wir zu unserem gewünschten Zeitpunkt liefern können? usw. Wie ihr seht, muss ich einiges beachten und bedenken! Sobald ich alle Angebote von den unterschiedlichen Dienstleistern bekommen habe, kann ich sie vergleichen und mir das raussuchen, was Preis-Leistungsmäßig am besten ist. Die Informationen die ich angefragt habe, bereite ich dann meistens in einer Excel-Vorlage schön auf, damit ich dies als Kostenvoranschlag an die Abteilung, die den Auftrag gegeben hat (in unserem Fall jetzt das Azubimanagement) zu senden. Ist dies passiert, warte ich auf die Freigabe der Kosten, um dann wiederrum dem Produzenten den Druckauftrag erteilen kann. Timing mit Druckdatenerteilung und voraussichtlicher Liefertermin gebe ich dann auch an die Grafik weiter, damit die planen können, um uns die Daten rechtzeitig zukommen zu lassen. Der ganze Prozess vom Briefing bis hin zum Liefertermin muss geplant und gut getimt sein. Wenn da was vergessen oder zu spät geliefert wird, kann das ganze Projekt durcheinander kommen. Das freut uns nicht und noch weniger alle anderen die mit im Boot sitzen. Wenn dann alles gut geklappt hat, wir die Druckdaten an den Produzenten gesendet haben und ihm das „GO“ zum drucken/produzieren gegeben haben, heißt es eigentlich nur noch abwarten, bis zum Liefertermin. Das Schöne bei solchen Merchandise Produkten ist für mich, dass ich das Ergebnis dann meistens auch wirklich in den Händen halte und ab und zu ein Muster auch behalten darf!

Wir sind aber nicht nur für die Merchandise Artikel zuständig. Vielleicht kennt ihr die schöne Deko, die auch unten im Empfang steht? Eine meiner Kolleginnen kümmert sich nämlich mit Freude darum, dass unsere Reisen durch die Dekowelten gut in Szene gesetzt werden. Aber auch klassische Postkarten, Flyer, Broschüren, Mailings usw. lassen wir für unsere Fachabteilungen produzieren. Für unseren Printshop lassen wir die digitalen Anzeigenvorlagen hochladen und falls eine Fachabteilung mal keine Idee hat, beraten wir natürlich auch gerne. Mit Versand & Logistik kennen wir uns auch super aus. Und falls mal jemand neue Kataloge benötigt, lassen wir diese bei unserem Logistik-Dienstleister abrufen. Wir kümmern uns auch darum, dass jeder Reisende seine individuellen Reiseunterlagen bekommt.

Es ist wirklich so abwechslungsreich und individuell. Jeder Tag ist irgendwie routiniert aber anders, das gefällt mir so gut an meiner Ausbildung! Es macht mir echt Freude in die Arbeit zu kommen :-)

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