08.
October
2019
Mein Einsatz in der Buchhaltung

Ich mache eine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement. Hierbei entscheidet man sich vor Ausbildungsbeginng für 2 Wahlqualifikationen, auf die man sich während seiner Ausbildung spezialisert. Eine meiner Wahlqualifikationen ist "Kaufmännische Steuerung und Kontrolle". Mein erstes Jahr durfte ich dadurch in der Buchhaltung verbringen. Dabei wechselte ich ca. alle 3 Monate die Abteilung, sodass ich bei den Kreditoren, den Debitoren, der Holding und dem Mahnwesen war.

 

Wer ist für was zuständig?

Kurz gesagt: Die Kreditoren geben das Geld aus, während die Debitoren das Geld eintreiben.

Dabei ist die Holding unsere nicht-touristische Kreditorenbuchhaltung, das heißt sie kümmern sich beispielsweise um Rechnungen für Werbeaktionen oder von der Post. Die Kreditoren hingegen zahlen Rechnungen von Airlines, die unsere Kunden befördern.

Das Mahnwesen gehört technisch gesehen zu den Debitoren, denn wenn die Debitorenbuchhaltung keinen Zahlungseingang feststellen kann, wird der Vorgang an das Mahnwesen weitergegeben.

 

Was waren meine Aufgaben?

Kreditoren:

Hier durfte ich unter anderem Rechnungen von Airlines prüfen. Wenn Differenzen zu unseren Werten bestanden, musste ich diese in einer Liste aufführen und die Flugdispo (Flugeinkauf) fragen, ob die Differenzen geltend gemacht werden können.

Bevor man eine Zahlung veranlasst, muss man ein Avis schreiben, das alle Posten aufzeigt. Hierfür muss man die Rechnungsnummer, das Abflugdatum (als Leistungsdatum) und den Rechnungsbetrag angeben. Wenn man die Zahlung noch mit einer Gutschrift verrechnen muss, wird diese auch im Avis genannt.

Bei der Überweisung selbst muss man darauf achten, dass man die richtige Airline mit der richtigen Bankverbindung, sowie den richtigen Rechnungsbetrag angibt. Diese Überweisung wird dann noch vom Treasury Management geprüft und dann ausgeführt.

 

Debitoren:

Normalerweise werden die Zahlungseingänge automatisch verbucht, wenn jedoch jemand nur „Urlaub“ als Verwendungszweck angegeben hat, findet unser System nicht den passenden Vorgang. Diese Zahlungen werden dann manuell bearbeitet, das heißt wir zeigen uns alle Vorgänge, die noch zum Verbuchen sind, an und versuchen dann über den Namen oder Ähnliches den Vorgang zu finden. Manchmal wird eine 8 statt einem B oder ein S statt einer 5 angegeben — man sollte also manchmal kreativ nachdenken. Ein weiterer Fall ist, dass nur die Reisezeit angegeben ist, auch hier klickt man sich durch viele Vorgänge, um den richtigen zu finden.

Eine weitere Aufgabe ist die Ablage von Kontoauszügen. Man muss hierbei auf die Firma, die Kontonummer und das Datum achten, damit dieser auch wieder gefunden werden kann, wenn man eine bestimmte Zahlung sucht.

Außerdem führen die Debitoren OPÜ’s durch. OPÜ steht für offene Posten übertragen — wenn auf einem Vorgang noch ein Guthaben ist und der Kunde noch einen weiteren Vorgang hat, dann wird das Geld nicht an den Kunden ausgezahlt, sondern intern übertragen. Manchmal landet auch eine Zahlung auf einem fremden Vorgang, sodass man auch hier das Guthaben übertragen muss.

 

Holding:

Unsere Rechnungen bearbeiten wir papierlos, damit die Bearbeitung schneller abläuft. Die meisten Rechnungen bekommen wir also per E-Mail und können sie dann direkt an unser „Invoice Management“ schicken. Die anderen Rechnungen, die wir per Post erhalten, müssen wir stempeln und schreiben zudem die Kreditorennummer auf die Rechnung drauf, damit das System es später übernehmen kann. Denn diese Rechnungen werden anschließend eingescannt und in unser System übertragen. Beim Einpflegen der Daten ist es wichtig, dass alles stimmt, um z.B. die Rechnung über die Rechnungsnummer finden zu können oder damit das System erkennt, wenn man die gleiche Rechnung zweimal hochlädt — denn sonst würden wir die Rechnung doppelt bezahlen.

Daraufhin wird die Rechnung digital an die zustelligen Mitarbeiter verschickt, denn eine Person muss es sachlich prüfen (also ob die Rechnung wirklich gerechtfertigt ist) und eine andere Person muss sie dann für die jeweilige Kostenstelle freigeben.

Nach Freigabe wird diese Rechnung von der Holding bezahlt — wobei sie eine Liste erstellen, welche Zahlungen getätigt werden müssen und das Treasury Management diese dann veranlasst.

In meiner Zeit in der Holding durfte ich auch die Banken vom Nachbarbüro, dem National Reporting, buchen. Das hat mir besonders Spaß gemacht, weil man sein ganzes KSK-Wissen einsetzen musste:

Was steht im Soll, was im Haben? Sind Steuern dabei? Wenn ja, welcher Prozentsatz? Etc.

Zum Schluss hat man sich immer gefreut, wenn die Summe mit dem Kontoauszug übereinstimmte. Dann müsste nur noch der Kontoauszug mit einem „gebucht am xx.xx.xxxx“ gestempelt und mit dem eigenen Kürzel versehen werden.

 

Mahnwesen:

Im Mahnwesen hat man, wie oben bereits erwähnt, mit Kunden zu tun, die ihre Rechnung nicht beglichen haben. Jedoch gibt es einige Leute, die nicht vorsätzlich nicht gezahlt haben, sondern es einfach übersehen oder gar keine Rechnung erhalten haben. Viele Leute, v.a. ältere Kunden, denken, dass sie die Rechnung per Post bekommen. Allerdings verschicken wir sie, wenn nicht anders angegeben, per E-Mail, um Papier zu sparen und damit es schneller ankommt.

Wenn man diesen Kunden dann die Information gibt, dass sie es per E-Mail erhalten haben, ist die Zahlung dann auch schnell da.

Auch Zahlungen, die aufgrund fehlender Informationen (z.B. „Urlaub“ als Verwendungszweck bei einem Kunden namens Müller) nicht verbucht werden konnten, landen im Mahnwesen. Wenn der Kunde dann einen Zahlungsbeleg schickt, können wir die Zahlung aufgrund der IBAN und dem Datum finden und zuordnen.

Es gibt aber leider auch Situationen, die nicht so schnell zu lösen sind. Hier muss man dazu sagen, dass die ersten zwei Mahnungen automatisch verschickt werden. Wenn die Kunden jedoch nicht darauf reagieren, erscheinen deren Vorgänge auf separaten Listen für die Sachbearbeiter. Unterschieden wird nach Reisedatum, denn bei einem Kunden, der erst in einem halben Jahr verreist, gibt es andere Zahlungsmöglichkeiten als bei einem Kunden, der in einer Woche in den Urlaub fliegt. Somit muss auch der Druck anders ausgeübt werden.

Die dritte Mahnung erstellen wir somit händisch, das heißt wir verschicken eine Frist-SMS, rufen den Kunden an oder schreiben eine E-Mail, wenn nur noch ein Teil der Zahlung offen ist.

Man erlebt im Mahnwesen die kuriosesten Dinge, denn die Kunden nennen die verschiedensten Ausreden — manche schreien dich auch an, weil sie die Reise nicht antreten, die Stornokosten aber auch nicht übernehmen wollen.

Eine weitere Aufgabe war es, Mahnungen zu drucken und diese zur Post zu bringen.

 

Was nehme ich mit?

Immer Soll an Haben buchen, den Verwendungszweck so genau wie möglich angeben (damit man keine zusätzliche Arbeit bereitet), sowie viele lustige Momente mit lieben Menschen.

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